Embora possuam muitas nuances, as estruturas organizacionais das empresas atuais não são tão difíceis de compreender. É muito interessante observar e entender a filosofia que está por trás da forma particular que a sua empresa divide e define posições e funções porque (além de clarificar para você mesmo qual é o seu lugar ali dentro) pode ajudar a explicar muitos mistérios de projetos, como porque aquele recurso valioso nunca está disponível para você ou o quê afinal é aquela figura do seu cliente chamada "expedidor de projetos".
A Estrutura Funcional
Feche os olhos e imagine uma empresa fictícia na sua cabeça, digamos uma montadora de automóveis. Agora comece a imaginar como a empresa se divide internamente. A maior probabilidade é que você tenha imaginado uma empresa funcional, que é a organização clássica e existente desde a época da revolução industrial. Garanto que todas as empresas que você já viu em desenhos animados (como a fábrica de parafusos marciana) eram organizações funcionais.
A organização funcional é aquela claramente dividida em áreas de conhecimento ou departamentos, e que define uma hierarquia clara nessas áreas. É aquela empresa que possui um departamento de engenharia, um de produção, um financeiro, um de informática e qualquer outro que você já tenha visto; cada um destes departamentos possui um gerente (que chamamos de gerente funcional); todo mundo que trabalha no (digamos) departamento de informática é um profissional de informática; além disso, todo mundo em uma organização funcional possui somente um chefe que possui um chefe, e assim subimos na hierarquia até o presidente.
Vantagens/Desvantagens
A organização funcional tenta tirar vantagem do conhecimento dos funcionários, agrupando todos aqueles que possuem o mesmo perfil e mesma formação técnica juntos em unidades altamente especializadas e produtivas. O plano de carreira neste tipo de organização é claro e como esses funcionários só possuem um chefe não há conflitos de autoridade. Isso faz da organização funcional uma excelente executora de operações, ou seja, trabalho contínuo e repetitivo.
As desvantagens são bastante conhecidas por aqueles que trabalham neste ambiente: o modelo é muito rígido e muito fragmentado, ou seja, cada departamento é quase uma empresa independente dentro de uma empresa maior. Há pouca comunicação interdepartamental: esta tende a ser burocratizada e difícil, e não é incomum existirem feudos e rivalidades entre as áreas da empresa.
Gerenciando Projetos em Organizações Funcionais
Este é um ambiente bastante árido para o gerenciamento de projetos, porque:
• Projetos interdepartamentais são virtualmente inexistentes. O máximo que se consegue é que cada departamento trate o projeto como uma atribuição interna e a interface entre eles seja feito pelos gerentes.
• O gerente de projetos tem pouca ou nenhuma autoridade: seu poder é literalmente esmagado pelos gerentes funcionais.
• Os funcionários não priorizam projetos, porque no fundo são avaliados pela sua performance no trabalho operacional (que é o foco real deste tipo de empresa). É muito comum haver atrasos justificados por "ocorreu uma emergência na minha área". Isso acontece também porque normalmente esses funcionários não são alocados em projetos em tempo integral. Aliás, esse também é o caso do gerente de projetos.
• Na verdade, normalmente em organizações funcionais não existe a posição de "gerente de projetos". O comum é alocar um funcionário que é um técnico reconhecido na área de atuação do projeto e indicá-lo como "expedidor de projetos", e o que é pior, praticamente sem autoridade e alocado nesta função em tempo parcial. É uma piada corrente que a única pessoa realmente interessada no projeto neste ambiente é o pobre do expedidor.
A Estrutura Matricial
Em uma tentativa de contornar os problemas apresentados pela organização funcional, o modelo matricial foi desenvolvido e ganhou um boom recente com a tendência moderna de focar a estratégia da empresa em projetos. A estrutura matricial também é dividida em departamentos, como a funcional, mas essa divisão não é tão rígida: na matricial, encontramos representantes de alguns departamentos alocados em outros. Assim , o departamento financeiro pode ter um funcionário da área de informática, que cuida de suas necessidades de tecnologia e na verdade é atrelado aos dois departamentos ao mesmo tempo. Como neste exemplo, a matricial possibilita qualquer cruzamento possível entre funcionários de seus departamentos, com bons resultados. Considera-se que atualmente na maior parte das vezes você estará gerenciando projetos em empresas matriciais.
Considera-se que existem três tipos de empresas matriciais: as matriciais fracas , balanceadas e fortes . A matricial fraca é um modelo bastante próximo da empresa funcional; a forte é praticamente uma empresa projetizada. A matricial fraca é praticamente uma funcional que permite o trabalho interdepartamental (mas mantém a autoridade absoluta dos gerentes funcionais). Na matricial balanceada, já existe um cargo formalizado de gerente de projetos, que é uma alocação em tempo integral e é tratado como um gerente como qualquer outro, inclusive com o mesmo nível de autoridade. Na matricial forte, é comum existir um departamento de gerenciamento de projetos, cujos funcionários são gerentes de projeto qualificados e possuem um gerente próprio (que inclusive detém mais autoridade do que os gerentes funcionais).
Vantagens/Desvantagens
As vantagens da estrutura matricial são fáceis de perceber: esta estrutura diminui as barreiras entre os departamentos, permitindo mais cooperação e troca de conhecimentos interna. É uma organização hábil tanto no empreendimento de operações quanto projetos, e é considerado o modelo que provê o melhor aproveitamento possível dos seus recursos internos.
Os problemas que esta estrutura tipicamente carrega refletem sua desvantagem primária: por possuir maior complexidade, é uma estrutura "cara" e que demanda esforço para ser mantida. É comum ocorrer conflitos de autoridade e mesmo de conduta dos funcionários, que na prática possuem mais de um chefe e por vezes tem dificuldades em determinar onde sua lealdade deve ser direcionada e qual é seu plano de carreira. Suas linhas de comunicação e hierarquia não são claras e esta tende a ser uma organização conflituosa.
Gerenciando Projetos em Organizações Matriciais
Esta estrutura é mais amigável para a realização de projetos do que a funcional. No entanto, ainda há cuidados a serem tomados:
• Os recursos devem ser bastante negociados para serem obtidos; se você opera numa matriz balanceada, isso costuma levar a conflitos mais difíceis porque sua autoridade será igual a de um gerente funcional.
• A identificação de stakeholders (aqueles diretamente envolvidos no projeto ou diretamente afetados por seu resultado) e seu gerenciamento deve ser mais cuidadoso e demanda mais trabalho.
• Normalmente, na maior parte das organizações matriciais você não terá problemas em alocar a equipe em tempo integral para o projeto, nem em realizar empreendimentos que envolvam vários departamentos.
• A não ser que você opere em uma matricial fraca, normalmente o cargo de gerente de projetos e seu plano de carreira é bem definido. A empresa pode contar inclusive com um PMO (escritório de gerenciamento de projetos).
Outras Estruturas
Outra estrutura de nota, apesar de na prática não existir muitos exemplo de empresas que operam realmente assim, é a chamada projetizada. Na estrutura projetizada não existem departamentos: a empresa é totalmente dividida pelos projetos que estão ocorrendo e toda a autoridade é concentrada nos gerentes destes projetos. A grande maioria do staff é alocado em tempo integral como integrantes das equipes destes projetos. Embora seja claramente a estrutura mais apta a realizar projetos com velocidade e segurança, esta estrutura é frequentemente criticada por não promover uma boa alocação de recursos, já que ela fica condicionada a existência de projetos que necessitem do conhecimento destes. No resto do tempo, seus funcionários ficam ociosos, sem uma "casa".
Na prática, na vida real você perceberá que a maioria das empresas opera com a estrutura mista , com características matriciais mas com departamentos específicos que operam de forma funcional ou projetizada.
E qual é a melhor estrutura? Depende do foco da empresa. A estrutura matricial vem se mostrando eficiente para grande parte dos casos, porém uma empresa fortemente focada em trabalho operacional (digamos, uma montadora de automóveis ou um call center) provavelmente funcionará melhor assumindo a estrutura funcional; uma empresa orientada a projetos como uma desenvolvedora de software ou uma agência de publicidade deve considerar ter ao menos seu departamento de produção operando de forma projetizada.
Espero que este artigo auxilie a clarificar sua visão de como sua organização e aquelas com as quais você se relaciona (como seus clientes e fornecedores) funcionam na prática.