Um mês depois seu projeto é abortado por falta de recursos financeiros e o do seu colega consegue recuperar o atraso contratando mais um recurso (sem requisitar um aumento no orçamento), posteriormente finalizando adiantado.
Dessa situação eu tiro uma lição importante: é (infelizmente) comum em ambientes empresariais existir uma ênfase exagerada no julgamento apressado da situação corrente do projeto, que pode ou não ser o resultado de tendências duradouras. O status "instantâneo" do projeto é só isso: a situação que ele apresenta agora. O status real do projeto é verificado através de índices de performance que levam em consideração o passado. Numa analogia simples, só porque você saiu feio(a) em uma foto não significa que você é uma pessoa feia (embora provavelmente seja o caso se você sai feio(a) em todas as fotos!). Além disso, pode ser que estejam focando excessivamente em um ângulo não muito favorável e ignorando o quadro geral. Isso vale para as suas fotos pessoais e seus projetos.
Análise de Valor Agregado
Uma ótima forma de adquirir uma visão panorâmica do estado de seu projeto é realizar, periodicamente, um estudo de valor agregado, e comparar a evolução dos índices. O termo "valor agregado" diz respeito à quantidade de resultados que foram realmente incorporados no projeto. Através da análise de valor agregado, conseguimos apurar a posição do projeto não somente em relação ao tempo e ao orçamento, mas também conseguimos cruzar esses dados (ou seja, respondemos a pergunta: "estou gastando meu dinheiro bem?".
A análise de valor agregado é feita baseada em valores econômicos. Para estudar um projeto sob este ângulo, precisamos reunir três variáveis:
· PV: Valor planejado -> a soma do custo de todas as tarefas do seu cronograma que deveriam estar completas até a data atual.
· EV: Valor agregado -> a soma do custo de todas as tarefas do seu cronograma que estão realmente completas até a data atual.
· AC: Custo real -> o valor que foi realmente investido no projeto até o momento.
Uma vez levantadas essas três informações, podemos responder a várias perguntas.
· Estou em dia? Subtraia o quanto você agregou de quanto você havia planejado agregar (EV - PV). O resultado é um valor monetário chamado variância de tempo ou SV; se este valor for negativo, você está atrasado. Se for positivo, está adiantado. Eu gosto de registrar os SVs dos projetos que gerencio frequentemente (semanalmente) para que eu possa gerar, no fim do projeto, um gráfico com o valor do SV de cada semana que indique qual foi a curva de produtividade deste projeto (ajuda muito a identificar deficiências no planejamento e na execução).
· Estou dentro do orçamento? Subtraia o quanto você agregou de quanto você realmente gastou (EV - AC). O resultado é um valor monetário chamado variância de custo ou CV; se este valor for negativo, você está gastando mais que devia. Se for positivo, está gastando menos.
· Também é extremamente interessante calcular (e registrar periodicamente) seus índices de performance. Dividir o valor agregado pelo planejado (EV/PV) resulta em um valor que indica sua performance em relação ao tempo (chamado SPI). Pode-se interpretar esse número como sua taxa de progresso (por exemplo, se você obter 0,82, é um indicativo de que o projeto está progredindo a 82% da velocidade que você planejou). Dividindo o valor agregado pelo custo real (EV/AC) resulta em um valor (chamado CPI) que indica a efetividade do dinheiro gasto no projeto (ou seja, se você obteve 1,3, considere que cada real investido no projeto "está valendo" R$ 1,30).
Utilizando Essas Informações
Agora sim obtemos melhores análises em relação à nossa posição atual. Apenas para abrir sua visão, imagine que seu índice de tempo é 1,5 (ou seja, você está adiantado) mas seu índice de custo é 0,7 (ou seja, você está gastando muito). Raciocine: você não conhece essa situação? O projeto, neste caso, está adiantado, mas este adiantamento custou caro: isso frequentemente é o resultado de injetar muitos recursos no projeto porque é interessante encurtar o cronograma.
Aprofundando a compreensão deste mesmo projeto, vamos imaginar que você realizou um estudo de valor agregado em diversos momentos no tempo. No início você estava atrasado (e gastando pouco): sua conclusão natural foi que valia a pena adicionar mais um membro à equipe. Após isso ocorrer, seu índice de tempo foi melhorando e o de custo piorando, até chegar à situação atual. Conclusão possível: já está na hora de dispensar esse novo membro. Esse foi um exemplo simples que levou o gerente a chegar a uma conclusão que talvez não fosse tão óbvia se ele não estivesse acompanhando seu projeto com essa análise.
A única restrição que me vêm à mente em relação aos métodos expostos aqui é de informação: em muitos ambientes o gerente de projetos não tem acesso à dados ligados à situação financeira, inviabilizando essa análise. Neste caso, prepare uma planilha no Excel com as fórmulas expostas e mostre-a a seu gerente: quem sabe ele próprio não se interesse em usá-las baseado nas informações de progresso geradas por você? Mostre que sua planilha pode até mesmo prever o futuro (divida o orçamento total do projeto pelo índice de custo atual - CPI - para obter uma estimativa de orçamento realista que terá sido utilizado ao final do projeto, considerando-se sua performance real. A esse cálculo chamamos "EAC").
Espero que eu tenha enriquecido seu arsenal de ferramentas produtivas.